แนวทางการลดขั้นตอนการดำเนินงานเพื่อปรับปรุงคุณภาพในกระบวนการจัดทำเอกสารส่งออก กรณีศึกษา : บริษัทไทยโคโคนัท จำกัด (มหาชน)

  • มณีรัตน์ คลองเงิน
  • นันทิ สุทธิการนฤนัย
Keywords: ECRS, AHP, การประเมินและคัดเลือกผู้ให้บริการโลจิสติกส์

Abstract

การศึกษาค้นคว้าอิสระเรื่องการศึกษาแนวทางในการลดขั้นตอนการดำเนินงานจัดทำเอกสารส่งออก และเพิ่มประสิทธิภาพในการคัดเลือกผู้ให้บริการขนส่งจากภายนอก ที่ส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายภายในและภายนอกขององค์กร และส่วนที่เป็นภายนอกองค์กร ทำให้เกิดผลกระทบต่อการส่งสินค้าล่าช้า การศึกษาค้นคว้าอิสระนี้ มีวัตถุประสงค์ดังนี้ 1) เพื่อศึกษาและนำเสนอแนวทางในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน ลดระยะเวลาการทำงาน เปรียบเทียบขั้นตอนการทำงานระหว่างการทำงานรูปแบบเดิมกับการทำงานรูปแบบใหม่ 2) เพื่อศึกษาปัจจัยและนำเสนอแนวทางที่ใช้ในการประเมินและคัดเลือกผู้ให้บริการโลจิสติกส์ด้านรถหัวลาก

จากผลการศึกษาพบว่าขั้นตอนการดำเนินงานจัดทำเอกสารรูปแบบเดิมมีทั้งหมด 9 ขั้นตอน ใช้เวลาในการจัดทำเอกสาร 56 นาทีต่อเอกสาร 1 ชุด ซึ่งมีวิธีการทำงานที่ซ้ำซ้อน เนื่องจากต้องทำงานผ่าน Microsoft Excel จึงไม่สามารถเข้าใช้งานได้พร้อมกัน และการทำงานรูปแบบเดิมยังไม่มีข้อมูลสนับสนุนให้กับลูกค้าและแผนกอื่นที่ทำงานร่วมกันภายในบริษัท จึงนำทฤษฎี ECRS เข้ามาช่วยในการปรับปรุงลดขั้นตอน รวมกระบวนการทำงาน ให้มีวิธีการทำงานที่ง่ายขึ้นโดยการทำงานผ่านระบบออนไลน์ หลังจากการปรับปรุงสามารถลดขั้นตอนการทำงานเหลือเพียง 7 ขั้นตอน และลดระยะเวลารวมเหลือเพียง 23 นาที ปัญหาจากการทำงานรูปแบบเดิมส่งผลต่อการส่งเอกสารฉบับจริงให้กับลูกค้าประเทศปลายทาง เพื่อนำไปใช้ในการออกสินค้าออกจากท่าเรือ ถ้าเอกสารล่าช้าส่งผลต่อค่าปรับที่เกิดขึ้น ณ ประเทศปลายทาง จากปัญหาพบว่ามีเอกสารที่ส่งล่าช้าจำนวน 285 ชุด จึงนำ KPI มาใช้เป็นมาตรฐานในการจัดส่งเอกสารฉบับจริงถึงมือลูกค้า โดยตั้งมาตรฐานการจัดส่งเอกสารตามโซนประเทศของลูกค้า 4 วัน สำหรับลูกค้าโซนเอเชีย ภายใน 7 วัน สำหรับลูกค้าโซนยุโรป อเมริกา และออสเตรเลีย เพื่อไม่ให้เกิดจำนวนเอกสารล่าช้าและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า  ปัญหาที่เกิดจากภายนอกคือปัญหาผู้ให้บริการโลจิสติกส์ด้านรถหัวลากนำตู้คอนเทนเนอร์เข้าโรงงานไม่ตรงเวลาพบปัญหาถึง 15% ส่งผลทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจากการคืนตู้คอนเทนเนอร์ล่าช้า และค่าปรับที่ไม่สามารถส่งสินค้าได้ตามเวลาที่กำหนดเป็นจำนวน 237,851.30 บาท ทางผู้จัดทำจึงทำการสร้างข้อตกลงในการทำงานร่วมกันและทำการคัดเลือกผู้ให้บริการโลจิสติกส์ด้านรถหัวลากแบบ AHP โดยเลือกหลักเกณฑ์ QCDS เป็นเกณฑ์ในการให้คะแนน ความสำคัญเรื่องเวลา 0.74 ต้นทุน 0.13 คุณภาพ 0.07 และบริการ 0.06 จากการคัดเลือกสามารถตัดสินใจเลือกใช้บริษัทผู้ให้บริการด้านรถหัวลากบริษัท STK ผลคะแนน 0.68 บริษัท SIGMA ผลคะแนน 0.22 และบริษัท RR ได้ผลคะแนน 0.10 หลังจากมีการคัดเลือกส่งผลให้มีปริมาณตู้คอนเทนเนอร์เข้าโรงงานล่าช้าลดเหลือเพียง 5% และค่าปรับที่ได้รับจากผู้ให้บริการด้านรถหัวลากเป็นจำนวนเงิน 66,400 บาท

Published
2020-08-19

##plugins.generic.recommendByAuthor.heading##